Trong những trường hợp cụ thể, cần tiến hành thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp. Sau đây, Luật Viettin Law xin chia sẻ về thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh cập nhật mới nhất, mời quý bạn đọc cùng tham khảo.
1. Những trường hợp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp
Các trường hợp cần tiến hành thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp bao gồm:
– Đối với các công ty vốn Việt Nam, nếu có sự biến đổi so với thông tin trên hồ sơ và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ các trường hợp công ty cổ phần chuyển đổi vốn.
– Đối với công ty có vốn đầu tư từ nước ngoài, các điều chỉnh trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũng cần tuân thủ quy trình như công ty vốn Việt Nam. Nếu công ty nước ngoài có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và có thay đổi về ngành nghề kinh doanh, tên công ty, địa chỉ dự án, tăng vốn điều lệ hoặc thay đổi nhà đầu tư, thì cần điều chỉnh cả Giấy chứng nhận đầu tư. Nếu có nhà đầu tư mới góp vốn hoặc mua cổ phần, công ty cần thêm thủ tục đăng ký vốn góp.
Chú ý: Thuật ngữ “Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh” hiện nay thường được gọi là “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp”. Điều này khác với Giấy phép kinh doanh được cấp cho các công ty có vốn đầu tư nước ngoài trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa.
2. Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh gồm những tài liệu gì?
Các hồ sơ thay đổi sẽ phụ thuộc vào nội dung cụ thể thay đổi, bao gồm:
– Thông báo cụ thể tương ứng với từng thay đổi, như: Thay đổi đại diện pháp luật, chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu trong công ty TNHH một thành viên hoặc cập nhật thông tin đăng ký.
– Danh sách thành viên cho công ty TNHH có ít nhất hai thành viên khi vốn thay đổi.
– Danh sách người được ủy quyền đại diện cho việc thay đổi cổ đông hoặc thành viên là tổ chức có vốn đầu tư từ nước ngoài.
– Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông cho công ty cổ phần hoặc Hội đồng thành viên cho công ty TNHH có ít nhất hai thành viên.
– Quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên, cũng như chủ sở hữu cho công ty một thành viên.
– Điều lệ cập nhật khi có thay đổi chủ sở hữu cho công ty TNHH một thành viên.
– Tài liệu xác minh cá nhân (như căn cước công dân, chứng minh thư hoặc hộ chiếu) đã được công chứng, dành cho thành viên mới, cổ đông nước ngoài, và khi thay đổi người đại diện theo quy định.
Hướng dẫn chi tiết hồ sơ thay đổi theo nội dung cụ thể:
2.1. Hồ sơ thay đổi tên công ty
– Thông báo về việc thay đổi tên công ty được thực hiện qua mẫu Phụ lục II-1 và ký bởi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp;
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên, tùy thuộc vào loại công ty, về sự thay đổi tên công ty;
– Quyết định từ Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên, hoặc chủ sở hữu nếu là công ty một thành viên, liên quan đến việc thay đổi tên công ty;
– Phiên bản điều lệ công ty đã được cập nhật với tên mới của công ty (để lưu trữ).
2.2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
– Thông báo về sự thay đổi địa chỉ công ty được xác nhận qua mẫu Phụ lục II-1 và ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
– Biên bản từ cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên (tùy thuộc vào loại công ty), nêu rõ về việc thay đổi địa chỉ công ty;
– Quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên (và chủ sở hữu nếu là công ty một thành viên) liên quan đến việc cập nhật địa chỉ công ty;
– Phiên bản mới của điều lệ công ty với địa chỉ công ty đã được thay đổi (lưu).
2.3. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty
– Thông báo về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu Phụ lục II-1;
– Bản chính giấy tờ chứng thực về sự pháp lý của cá nhân mới đảm nhận vai trò người đại diện pháp luật;
– Trong trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật có ảnh hưởng đến Điều lệ công ty, cần có nghị quyết và bản chính biên bản từ cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần). Trong trường hợp không ảnh hưởng đến Điều lệ ngoại trừ họ tên và chữ ký người đại diện theo pháp luật, cần có nghị quyết, quyết định và bản chính biên bản từ cuộc họp Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) theo Điều 24 của Luật Doanh nghiệp 2020.
– Ghi chú: Người ký trong thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật sẽ là Chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty cổ phần. Trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị cũ cũng là người đại diện pháp luật, người ký sẽ là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới (nếu được bầu). Các nguyên tắc tương tự áp dụng cho Chủ tịch Hội đồng thành viên của công ty TNHH.
2.4. Hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty
– Thông báo về việc tăng vốn điều lệ công ty được xác nhận qua mẫu Phụ lục II-1 và ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
– Biên bản từ cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) hoặc Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH có ít nhất hai thành viên) về sự thay đổi tăng vốn điều lệ;
– Quyết định liên quan đến việc tăng vốn điều lệ, đối với Đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần), Hội đồng thành viên (công ty TNHH có ít nhất hai thành viên) hoặc chủ sở hữu (công ty một thành viên);
– Bản cập nhật của điều lệ công ty với thông tin vốn điều lệ mới (lưu trữ). Xem thêm: Hướng dẫn nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh online chi tiết nhất
2.5. Hồ sơ giảm vốn điều lệ công ty
– Trong trường hợp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải đảm bảo thanh toán đầy đủ các nợ cùng các nghĩa vụ tài chính khác sau khi thực hiện giảm vốn;
– Thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp được người đại diện pháp luật ký xác nhận theo mẫu Phụ lục II-1;
– Nghị quyết, quyết định và bản chính biên bản từ cuộc họp của Hội đồng thành viên liên quan đến việc điều chỉnh vốn điều lệ cho công ty trách nhiệm hữu hạn có từ hai thành viên trở lên;
– Báo cáo tài chính gần nhất tính đến thời điểm quyết định về việc giảm vốn điều lệ, tuân theo quy định tại khoản 3 điều 68 của Luật Doanh nghiệp 2020;
– Bản điều lệ công ty đã được cập nhật với thông tin về vốn điều lệ mới (để lưu trữ).
2.6. Hồ sơ thay đổi ngành nghề công ty
– Thông báo cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1, được ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
– Biên bản từ cuộc họp liên quan đến sự thay đổi hoặc mở rộng lĩnh vực kinh doanh của công ty (dành cho cả công ty TNHH và Công ty cổ phần);
– Quyết định về việc điều chỉnh hoặc mở rộng lĩnh vực kinh doanh của công ty;
– Phiên bản mới của điều lệ công ty với thông tin lĩnh vực kinh doanh đã được cập nhật (để lưu trữ).
3. Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh cập nhật mới nhất
Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, tùy thuộc vào nội dung cụ thể, được thực hiện thông qua các bước như sau:
Bước 1: Quyết toán thuế với cơ quan quản lý thuế trụ sở hiện tại
(Công ty chỉ áp dụng khi có thay đổi trụ sở công ty khác quận, khác tỉnh).
– Thực hiện nghĩa vụ quyết toán thuế và thanh tra thuế khi có thay đổi trụ sở công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh. Điều này là bước mới áp dụng từ năm 2023 khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi trụ sở chính khác quận, khác tỉnh.
– Thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới quyết toán thuế tại chi cục thuế hiện tại khi thay đổi trụ sở khác quận, khác tỉnh.
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh
– Công ty luật Viettin Law sẽ tư vấn về điều kiện, quy trình, và thủ tục pháp lý liên quan đến từng nội dung thay đổi để doanh nghiệp chuẩn bị.
– Nếu sử dụng dịch vụ của Luật Viettin Law, luật sư của chúng tôi sẽ hỗ trợ soạn thảo hồ sơ để doanh nghiệp ký, sau đó chúng tôi sẽ thực hiện các bước tiếp theo.
– Nếu doanh nghiệp tự nộp hồ sơ, họ cần chuẩn bị hồ thay đổi tương ứng với nội dung thay đổi để nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi, lệ phí công bố thông tin
– Công ty nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
– Cung cấp 01 bộ hồ sơ và thanh toán lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp.
Phương thức nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh
– Nộp hồ sơ trực tuyến tại website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn. Tại Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh, 100% hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh phải được nộp trực tuyến; cơ quan đăng ký kinh doanh không tiếp nhận hồ sơ trực tiếp cho thủ tục này. Mọi thông tin thực hiện thủ tục được thực hiện qua tài khoản đăng ký kinh doanh nghiệp và kết quả thay đổi sẽ được gửi về doanh nghiệp qua đường bưu chính. Doanh nghiệp nộp lệ phí thay đổi và lệ phí công bố thông tin bằng chuyển khoản qua thẻ ATM.
– Nộp hồ sơ trực tiếp: Đối với một số trường hợp đặc biệt khi doanh nghiệp chưa gộp mã số thuế với mã số doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh mới tiếp nhận hồ sơ giấy trực tiếp. Khi nhận hồ sơ trực tiếp, Phòng Đăng ký kinh doanh cung cấp Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.
Bước 4: Xác nhận thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh
Trong thời hạn 03 ngày làm việc sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho những hồ sơ hợp lệ. Sau đó, họ sẽ cấp một trong những tài liệu pháp lý sau cho doanh nghiệp:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với thông tin đã được điều chỉnh.
- Giấy xác nhận sửa đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Nếu hồ sơ không đáp ứng tiêu chuẩn, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ phát thông báo yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa hoặc bổ sung hồ sơ, đồng thời nêu rõ lý do cụ thể.
Bước 5: Thay đổi con dấu công ty
(Công ty sẽ thực hiện bước này chỉ khi có sự thay đổi thông tin về con dấu).
Những trường hợp cần thay đổi thông tin về con dấu để phản ánh đúng nội dung đăng ký kinh doanh bao gồm:
- Thay đổi tên của công ty theo Tiếng Việt;
- Thay đổi loại hình doanh nghiệp;
- Đổi trụ sở của công ty sang tỉnh khác;
- Thay đổi địa chỉ trụ sở trong cùng một quận (trong trường hợp con dấu vẫn hiển thị địa chỉ cũ).
Doanh nghiệp tự tiến hành việc khắc con dấu và tự chịu trách nhiệm quản lý con dấu mà không cần phải thông báo hoặc thực hiện thủ tục nào với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Luật Viettin Law xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng thông qua số hotline: 0931 75 4444 hoặc email: cskh@visaviettin.vn. Xin trân trọng cảm ơn!
